Una delle priorità degli studi legali e degli avvocati è quella di fornire risposte adeguate, e in tempi brevi, ai propri clienti in ogni momento della giornata.
Proprio per soddisfare questa esigenza, da qualche anno, molti professionisti che operano in questo settore hanno deciso di dotarsi delle cosiddette segretarie virtuali, conosciute anche con il nome di segretarie 24.
La diffusione, e il successo, di questo servizio è dovuto principalmente al fatto che questi assistenti virtuali sono in grado di svolgere una lunga serie di mansioni 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, ma non solo.
Come vedremo in questo articolo, infatti, sono davvero numerosi i benefici che gli assistenti virtuali possono apportare a una categoria professionale tra le più colpite da burnout.
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Segreteria virtuale: cos’è e cosa fa
Una segreteria virtuale è un servizio che offre supporto amministrativo e di assistenza a distanza, tipicamente via telefono, email e chat.
Le assistenti virtuali non sono dipendenti dell’azienda cliente, ma lavorano come freelance o per aziende di servizi di segreteria virtuale.
Cosa può fare un assistente virtuale? Svolgono alcune delle attività che si svolgono solitamente all’interno di uno studio legale, tra cui:
- rispondere alle chiamate durante e fuori dall’orario lavorativo, inoltrare al numero corretto o prendere nota dei messaggi che i clienti vogliono lasciare agli avvocati;
- ricevere, leggere e rispondere alle email, organizzare la posta in arrivo e creare cartelle per archiviarle;
- pianificare appuntamenti, gestire calendari, inviare promemoria e organizzare eventuali viaggi di lavoro;
- inserire dati in fogli di calcolo, database e altri sistemi hardware.
Se hai uno studio legale o pratichi la professione di avvocato in maniera individuale e vuoi farti un’idea di tutto ciò che può fare una segreteria virtuale, o chiedere una consulenza, ti invitiamo a visitare la seguente pagina: https://www.mysegretaria.com/segretaria-online-per-studi-legali/.
Vantaggi della segreteria virtuale
Appare evidente, quindi, che affidarsi a un servizio di assistenza virtuale ha numerosi vantaggi.
Ecco i principali:
- riduzione dei costi: sono generalmente più economiche rispetto alle segretarie tradizionali a tempo pieno;
- maggiore flessibilità: possono lavorare su orari flessibili, il che significa che possono essere disponibili quando ne hai bisogno;
- scalabilità: puoi aumentare o diminuire il numero di ore di servizio virtuale in base alle tue esigenze;
- migliore produttività: può aiutarti a liberare tempo prezioso in modo che tu possa concentrarti esclusivamente sulle tue pratiche legali.
Inoltre, potendo contare su un servizio attivo anche al di fuori degli orari di lavoro, combatterà la stanchezza e avrai più tempo da dedicare alla tua famiglia e agli amici.
Come scegliere il servizio di segreteria virtuale
Se questa è la strada che vuoi intraprendere, ci sono dei fattori che devi analizzare attentamente per fare la scelta giusta adatta al tuo studio legale o alla tua attività da avvocato.
Innanzitutto, devi verificare quali sono le tue esigenze specifiche, ovvero quali sono le mansioni di cui la segreteria si dovrà occupare.
È fondamentale, inoltre, comprendere le tue preferenze per quanto riguarda gli orari e la disponibilità, valutando se ti occorre qualcuno da impiegare negli orari di apertura dello studio o che sia flessibile.
Un altro fattore molto importante, è stabilire il budget che vuoi investire nel servizio virtuale, tenendo conto però di quanto ti costerebbe l’assunzione diretta di una segretaria.
Una volta che hai considerato tutti questi fattori, puoi iniziare a cercare una segretaria virtuale che sia adatta alle tue esigenze.